Você sabe eleger o que é prioridade no trabalho?

Escolher o que, de fato, precisa estar no topo da lista de afazeres ou de entregas nem sempre é fácil ou natural para todo mundo. Especialista dá dicas de como fazer isso

A lista de tarefas é imensa: o que fazer primeiro? Muita gente pode ter o dom natural de já despachar o que se chama prioridade no trabalho, ou seja, aquilo que é mais necessário ser feito primeiro, dentro do contexto do momento. Isso é, basicamente, o que caracteriza as pessoas mais produtivas, pois elas escolhem aquilo que tem mais impacto no todo das demandas para fazer primeiro.

Mas pensando que nem sempre é fácil identificar essas ações mais significativas dentro de um grande volume de trabalho – e a pandemia aumentou bastante as entregas seja para quem está em home office ou fora dele – a priorização é a saída. Pode parecer óbvia essa frase, mas um estudo nos Estados Unidos descobriu que as pessoas perdem, em média, até 41% do seu tempo no trabalho em tarefas de baixo valor.

Pessoas altamente produtivas não fazem mais em menos tempo. Em vez disso, eles focam sua atenção nas coisas que realmente importam: as coisas que são significativas, contribuem com alto valor e resultam no maior impacto. Isso deve soar familiar – é chamado de priorização. Por isso mesmo, compartilhamos aqui 5 dicas de como priorizar, baseada nos ensinamento da equipe de Aprendizagem e Desenvolvimento da Zapier, empresa norte-americana especializada em automatizar fluxos de trabalho para grandes companhias. Acompanhe.

Seu poder de escolha

Aqui vai uma premissa básica que é: “se você não escolher suas prioridades, outra pessoa fará isso”. A tomada de decisão inicial precisa ser sua, caso contrário, sua lista de entregas pertencerá a quem pedir por elas primeiro. Muita gente trabalha apenas “apagando incêndios”, ou seja, fazendo aquilo que é mais urgente e emergencial primeiro. Esta é uma forma muito comum de atuar nas tarefas, mas não é a mais inteligente. A dica aqui, segundo os ensinamentos dos experts é “Comprometa-se a escolher como gastar sua energia e tempo todas as semanas e todos os dias”. Vale também tirar um ensinamento do livro “O Essencialista”, que é trocar a expressão “Eu tenho que…” por “Eu escolho…”. Para Greg McKeown, autor da obra citada, isso nos lembra que somos nós que estamos fazendo as escolhas. Podemos mudá-las, se for o caso, ou termos responsabilidades sobre elas.

Eleja em que focar

A premissa aqui é que você não pode fazer bem, no mesmo nível, todas as tarefas do dia ao mesmo tempo. “Limite seu foco, você não pode trabalhar melhor em tudo. Pessoas altamente produtivas sabem que apenas algumas coisas realmente importam”, estão entre os ensinamentos compartilhados pelos experts da Zapier. Novamente é preciso olhar para o macro e saber o que é vital e o que é trivial na lista de tarefas. O que tem mais impacto no seu dia e o que tem menos.

Saber eleger as prioridades no trabalho diferencia quem é mais produtivo de quem “apaga incêndios”. Foto: Pexels

Como decidir o mais importante

Ao começar uma nova semana de trabalho, vale se perguntar qual é a tarefa mais importante dos próximos dias. É ela que tem que vir primeiro. Fazer isso regularmente cria o hábito de buscar sempre o que é essencial a ser feito. E diga “não” para as tarefas acessórias, explicam os especialistas. Falar essa palavrinha curtinha não é a coisa mais fácil do mundo, mas ela impacta bastante no seu nível de entregas. Existem algumas perguntas que ajudam muito a fazer essa seleção. Entre elas: “Esta é a coisa certa para mim? Ou seja, posso fornecer valor de maneira exclusiva?”; “É o momento certo para fazer isso? Ou seja, isso precisa acontecer agora?”; “Estou fazendo isso pelos motivos certos? Ou seja, estou fazendo uma escolha entusiasmada?”; “Quais itens, se eu fizer primeiro, tornam os outros itens mais fáceis ou desnecessários?”; O que posso fazer hoje para desbloquear problemas e alcançar os objetivos da minha equipe?”.

Faça uma lista ordenada

Parece uma dica simples, mas listar cinco ou seis prioridades do dia – e não 17, por exemplo, ajuda muito a cumprir as entregas, não gerar ansiedade e dar conta do que realmente importa. “Seu trabalho mais importante deve assumir a forma de uma lista, em ordem, do mais importante para o menos importante”, ensinam os especialistas da Zapier. Vale lembrar que prioridade é uma palavra no singular, ou seja, ao pé da letra ela deveria se referir a uma tarefa só. A vida moderna colocou um S a mais nessa expressão, aumentou o volume de entregas, porém, ainda é preciso saber o que colocar no tipo desse TO DO List. Ao fazer a lista é importante também se ater a ela e não ficar burlando a organização com outras coisas menores.

Não se distraia da prioridade

É fundamental manter as distrações bem longe para cumprir a lista de prioridades ou a grande prioridade elencada por você no dia. E como a gente já sabe, as redes sociais e o smartphone são os maiores “roubadores de tempo” da História. Portanto, evite a distração à toa. Ela corta o seu raciocínio. “Cada interrupção significa perda de tempo voltando sua atenção para algo menos importante. E somos muito interrompidos. Um estudo analisou funcionários de empresas de alta tecnologia e mediu com que frequência eles se distraíam. Eles descobriram que as pessoas trocavam de atividades a cada três minutos e cinco segundos e que demoravam em média 23 minutos para voltar ao trabalho”, diz o material publicado pela Zapier. Só com esses dados já dá para perceber que o modo noturno do celular é seu melhor amigo. Não tenha medo de ativá-lo ou de desligar as notificações (do desktop, inclusive). Sua concentração agradece. Criar rituais diários que encaminhem seu cérebro para as entregas é também uma técnica, bem como usar fones de ouvido a fim de evitar ruídos externos. Ou ainda colocar para tocar aquela playlist que aciona o seu “modo de foco”, como definem os especialistas.

Anotou as dicas? Hora de testar priorizar suas próximas tarefas.


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