Organize-se: confira 10 hábitos que ajudam na produtividade diária

Reunimos dicas retiradas de cinco best-sellers no assunto para você potencializar suas entregas

Foto: Shutterstock

Quando o assunto é produtividade em tempos de Covid-19 é preciso ainda mais organização para se sair bem e, ao mesmo tempo, manter a saúde mental diante dos desafios impostos. Foi isso que o ano de 2020 ensinou, certo? Pois, para quem ainda está buscando a melhor forma de encontrar esse balanço, que tal recorrer a essa coletânea com 10 sugestões vindas de alguns dos principais best-sellers mundiais sobre produtividade pessoal e profissional. Reunimos as dicas na lista abaixo: confira!

O dia começa cedo

O livro “O Milagre da Manhã”, de Hal Elrod, causou um alvoroço após seu lançamento, em 2018, ao propor toda uma lista de tarefas antes mesmo das 8 horas da manhã. Desta obra, é possível tirar duas dicas para tornar-se mais produtivo:

  • Acorde cedo: os benefícios de acordar cedo incluem ter horas exclusivas para si mesmo antes do mundo começar a rodar. O autor sugere que cada indivíduo comece sua rotina diária se levantando da cama às 5 horas da manhã. Desta forma, teria três horas livres para poder organizar-se antes de começar as entregas do trabalho. Se você conseguir mudar essa chave no seu organismo, pode deixar esse tempo para se exercitar, meditar, traçar planos, estudar ou simplesmente fazer as coisas de forma mais devagar. Vale tentar, mas sem esquecer de manter uma boa rotina de sono.
  • Concentre-se em viver o presente: muita gente se sente insatisfeita com a própria vida e entra em um círculo de procrastinação que vai contaminando a produtividade diária e os próprios projetos de futuro. Segundo Hal Erod, que coloca em seu livro mensagens de positividade junto a dicas práticas, aprender a viver no presente é uma ótima maneira de se manter ativo diante das tarefas do dia a dia. Isso porque ao focar no que está acontecendo agora, também é possível ter mais tempo para desenvolver os próprios projetos pessoais.

 

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Rever os hábitos é uma forma de melhorar a produtividade. Foto: Shutterstock

Novos hábitos

Outra maneira de produzir mais no trabalho tem a ver com mudanças de hábitos. É isso que prega o livro “A Força do Hábito – Perceber e Corrigir os Hábitos na Vida e no Emprego”, escrito por Charles Duhigg, eleito pelo jornal de negócios “Financial Times” como a melhor publicação de 2012. Das páginas desta obra, é possível retirar os seguintes insights:

  • Identifique os hábitos ruins: o autor divide o livro em três partes. A primeira trata dos hábitos individuais das pessoas; a segunda foca no que ele chama de “hábito das empresas”; e, nos capítulos finais, estão os hábitos sociais. Pesquisas reforçam os imputs dados pelo autor, por exemplo, identificar os hábitos bons e ruins dentro da nossa rotina. Segundo Duhigg, mesmo o que drena nossa atenção, tempo ou produtividade e que estamos acostumados a fazer há tempos pode ser mudado e moldado em formas melhores de se executar as tarefas. Então, para começar, identifique os tais maus hábitos.
  • Identifique os atos no piloto automático: o livro também ajuda a perceber quando se está agindo e entender atitudes que se faz porque simplesmente se está acostumado a fazer. Esses hábitos condicionados, muitas vezes não ajudam na produtividade e se encaixam nessa categoria de escolhas não tão boas. Entre esses movimentos feitos sem pensar, feitos no “piloto automático” estão, por exemplo, checar as redes sociais (que acabam drenando nosso tempo sem nem percebermos). A cada pausa para WhatsApp e afins, a concentração se perde e são mais minutos para voltar do ponto onde se parou.
  • Reclamar também atrapalha: quando se convivia no escritório, era fácil perder o foco quando algum colega de trabalho começava a reclamar por perto. De acordo com o autor, reclamar também pode se transformar em um hábito dos mais recorrentes já que, de certa forma, “tira” a responsabilidade de quem está reclamando e a coloca em algum outro fator externo. No ambiente do trabalho remoto, a reclamação também existe e consome tempo e energia. O autor recomenda, ao invés de cair nesse hábito reclamatório, focar na busca por solução daquele problema. Não só o profissional conseguirá ser mais produtivo, como também seu cérebro se sentirá recompensado quando você se sentir satisfeito por ter encontrado uma saída ao final do dia. A tática da busca por recompensa pode, inclusive, dar mais agilidade à execução das tarefas.

 

 Gestão do tempo

“A Técnica Pomodoro”, de Francesco Cirillo, é justamente esse controle do tempo que garante a produtividade. Muita gente já conhece esse processo, que é famoso desde a década de 1980 e segue conseguindo adeptos. A grande sacada aqui é aprender a gerir o tempo, uma das grandes sacadas para se manter produtivo.

  • Respeite prazos: a técnica é perfeita para ajudar quem tem dificuldade de fazer as entregas no tempo determinado, o que significa – muitas vezes – procrastinação ou desorganização, certo? A ideia do método Pomodoro é a de colocar um prazo de tempo definido para terminar as tarefas. Durante esse tempo, o cérebro tende a ficar focado na execução, já que sabe que será por período definido – e não durante um dia inteiro, por exemplo. A divisão sugerida no livro é a de contabilizar 25 minutos para cada repartição de tempo. Aliado ao cronômetro, vale fazer uma To Do List do que é possível executar nesse intervalo.
  • Faça pausas: seguindo a lógica do método, se o seu cérebro sabe que vai haver uma pausa, é mais fácil de ele se concentrar nas entregas. A sugestão do livro é fazer pausas entre 15 e 30 minutos e nesse período “oxigenar a mente”. As medidas de tempo sugeridas pelo livro podem ser modificadas de acordo com a necessidade de quem adotar a técnica. Entre os resultados prometidos, está o de descobrir quanto tempo demora, realmente, para cumprir uma tarefa além de entender onde estão os gargalos de perda de atenção.

 

Melhora contínua

Escrito pela brasileira Tamara Schwambach Kano Myles, “Produtividade Máxima” trata de abordar aquele sentimento negativo que temos quando não conseguimos cumprir as tarefas. A ideia é usar a frustração de ficar empacado em uma confusão de entregas como motor para melhorar a produtividade. Como coach e organizadora profissional certificada, seu livro foca em técnicas de organização.

  • Use a Pirâmide da Produtividade Máxima: este é o nome do método proposto pela autora, que defende seu sistema como uma maneira de colocar esforço naquilo que realmente será mais eficiente e significativo para o seu dia. Desta forma, você aproveita melhor o tempo para aquilo que está se dedicando. Basicamente, a ideia da pirâmide é passar para o próximo nível quando o anterior for completamente finalizado. É uma boa forma de ir dividindo as suas tarefas do dia.
  • Foque na organização espacial: a autora defende que este é o ponto de partida para ser produtivo. O ambiente ou estação de trabalho deve estar ordenado e limpo para que não cause interrupções desnecessárias. Correspondências, livros, documentos e papéis, em geral, podem fazer a pessoa perder tempo.
  • Não esqueça a Organização eletrônica: o mesmo vale para os arquivos do computador – seu espaço virtual. Em algum momento da semana é necessário organizá-lo para não ficar procurando o que precisa durante o dia inteiro de trabalho. Caixas de e-mail atoladas são uma verdadeira armadilha para a produtividade. Organize também suas senhas e acessos, seus sites mais acessados em Favoritos e vale até mesmo usar um aplicativo de listagem eletrônica – como o Evernote, no qual se pode criar notas.

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