O processo de transformação digital das empresas vem sendo apontado como um dos mais importantes dos últimos tempos, principalmente no momento da pandemia, em que muitos escritórios tiveram que fechar suas portas e contar com o trabalho remoto como opção.
Segundo pesquisas da McKinsey, inúmeros pontos de transformação digital foram acelerados com a pandemia. Um deles é a gestão de pessoas. Como realizá-la à distância? Como tornar o processo mais transparente e ágil? É nesse momento que implementar a digitalização da maneira correta e ideal para cada necessidade se torna mais importante do que a transformação em si.
Transformação digital nas empresas
“Hoje em dia não é mais sobre se a transformação digital acontecerá, mas quando e como acontecerá”, afirma Orlando Souza, presidente da Iron Mountain Brasil, empresa de mais de 70 anos trabalhando na gestão de conteúdo e de informações, inclusive no processo de digitalização desses.
Para ele, a transformação digital é uma realidade, mas diferente do que muitos pensam, o processo não é sobre tornar tudo digital, mas sim, em melhorar os processos já existentes, respeitando o que ele chama de “legado da empresa”.
“Quando se fala em transformação, muitos pensam que é sobre jogar todos os papéis fora e só utilizar sistemas a partir dali. Mas não. É preciso estudar as informações existentes, o conteúdo que precisa ou não ser armazenado. Cada empresa necessita de algo diferente e esse é o ponto de partida”, explica.
Assim, ao pensar em transformação digital, o primeiro passo, na opinião do profissional, é entender quais as necessidades da empresa. Ou seja, qual o desafio ou problema que está buscando resolver.
Benefícios da transformação digital
Para o presidente da Iron Mountain Brasil, a transformação digital pode contribuir com pontos importantes de uma empresa, desde o crescimento até ao customer experience. “Ao escalar processos, você torna o trabalho mais produtivo, o que contribui com o crescimento, por exemplo. O customer experience, seja interno ou externo, também acaba ganhando, pois processos digitais oferecem resultados mais agilidade, algo cada vez mais buscado”, afirma.
Outra questão que também pode ser melhorada com o processo de digitalização é a segurança. “Hoje não é apenas digitalizar, é preciso fazer isso de maneira segura, seguindo as legislações vigentes. Muitos documentos não podem ser descartados, mas há também um jeito certo de armazená-los, pois não são todos que podem ter acesso”, exemplifica Orlando Souza.
Durante a pandemia, o setor de gestão de pessoas e recursos humanos dentro das empresas foram uns dos mais afetados, sendo um bom exemplo de como a transformação digital pode contribuir com todos os pontos de uma empresa.
“No caso da gestão de pessoas, muitas empresas têm uma demanda enorme de contratações, mudanças de setor, rotatividade, entre outros processos que geralmente contam com documentos físicos. Digitalizar isso pode tornar tudo mais ágil, além de dar a possibilidade de analisar melhor tanto indicadores de desempenho quanto de clima organizacional”, explica o executivo.
Digitalizando a gestão de pessoas
Uma empresa que utilizou os serviços de Iron Mountain para digitalizar a gestão de pessoas durante a pandemia foi a Polishop. De acordo com Sandra Gindero, gestora de RH da Polishop, “as ações de transformação digital estão contribuindo com o setor na automação de certas tarefas, ou seja, processos que antes eram feitos de forma manual, podem ser feitos por sistemas”.
Entre os resultados da implementação, redução de erros, qualidade no trabalho e rapidez nas entregas são alguns dos citados pela profissional de RH, que afirma ter sentido um aumento na produtividade de toda a equipe depois desse processo de transformação digital.
Além desses pontos positivos sentidos por toda equipe, Sandra Gindero também aponta outros processos que foram facilitados, mesmo em meio à pandemia:
● maior facilidade e controle de dados
● compartilhamento de informações;
● geração de métricas e indicadores;
● possibilidade de maior autonomia para as equipes.
“Muitos RHs ainda são vistos como antiquados e com processos burocráticos. Trabalhar de forma digital traz uma clareza de informações, que gera confiança e satisfação de todos os envolvidos. Pensar em uma gestão de pessoas estratégica hoje em dia não tem sentido se não houver uma transformação digital”, comenta.
Pontos de atenção na transformação digital
O processo de digitalização e transformação de processos é o desejo da maior parte das empresas atualmente, mas antes de pensar sobre isso, o presidente da Iron Mountain Brasil explica que é preciso entender as necessidades de cada setor, priorizando aqueles que têm mais potencial de melhoria da empresa como um todo em curto prazo.
Sandra Gindero viu isso de perto no processo da Polishop. Segundo ela, ficou claro para a empresa que não é preciso ou possível transformar tudo de uma vez. “Foram buscadas as prioridades para o momento e criado um projeto em cima disso. Para isso, pela nossa experiência, também é importante ter a participação ativa das lideranças, para se entender o que precisa ser organizado, digitalizado ou transformado por completo”, explica.
A maneira como a transformação digital será feita, de acordo com Orlando Souza, também depende dessa escolha da priorização, assim como uma análise aprofundada do que precisa, de fato, mudar. Segundo ele, muitas empresas querem dispensar completamente seus documentos em papel, mas nem sempre essa é a necessidade principal.
O presidente da Iron Mountain Brasil explica que existem muitos documentos que as empresas nem podem jogar fora, por exemplo, ou que merecem uma atenção maior por conta dos dados que estão presentes ali. “É preciso uma análise aprofundada, visando solucionar o problema em questão. Às vezes não é sobre a organização em si, mas sim na forma como os documentos e dados são utilizados, por exemplo”, diz.
Para entender isso, são vários os profissionais envolvidos: arquivistas, organizadores, especialistas em lei empresarial, programadores e muitos outros, que avaliam os documentos e as necessidades apresentadas. A partir disso, é sugerida uma solução de como melhorar os processos.
Para Orlando Souza, a transformação digital é sobre isso: respeitar o legado das empresas, entendendo o que é importante ou não para seu trabalho, mas também sua história. A partir disso, criar soluções de transformação digital que de fato impactem o dia a dia da empresa. “Existem inúmeras tecnologias e soluções, mas a melhor será a que se adequa às necessidades da sua empresa”, afirma.
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