A pandemia de coronavírus de 2020 alterou o comportamento de todo o mundo, tanto na vida pessoal quanto na profissional. Com a necessidade de evitar aglomerações e encontros pessoais, o trabalho remoto ganhou força em diversas empresas. E esse modelo, ao que tudo indica, chegou para ficar. Grandes empresas como Twitter, Facebook e XP Inc. decidiram torná-lo definitivo para alguns setores. Outras devem apostar no escritório híbrido, ou seja, apenas alguns dias da semana serão presenciais.

Porém, apesar da redução de custos notável que o home office traz para as empresas e da qualidade de vida que os colaboradores ganham não tendo que enfrentar o trânsito, o modelo ainda não funciona 100% em muitos casos, principalmente quando se trata da busca por resultados.

Afinal, para um bom trabalho remoto não basta entregar um computador para o funcionário, é preciso ir além. Confira algumas dicas de quem entende sobre o assunto para preparar equipes e ganhar na produtividade!

Como ter mais resultados da equipe no trabalho remoto

Na pressa de organizar o trabalho, muitas empresas acabaram achando soluções rápidas, mas não tão eficientes, para seus colaboradores.

“Não adianta apenas mandar as pessoas para casa e instalar aplicativos de troca de mensagens e chamadas por vídeo”, diz o material “Remotos para o bem” da Officeless, empresa de consultoria que ajuda negócios a organizarem o trabalho home office. Segundo os especialistas, é preciso ocorrer uma mudança de comportamento dos colaboradores, dando mais autonomia e flexibilidade à toda a equipe.

Além disso, o material aponta uma mudança nas perspectivas: ter mais liberdade é algo cada vez mais buscado pelos profissionais de qualidade e as empresas devem estar preparadas para diversificar as formas de trabalho. Mas como fazer isso? Veja indicações da Officeless:

1. Tenha um espaço virtual para todos

Mesmo que parte da equipe ainda trabalhe presencialmente, montar uma estrutura de trabalho online para discussões de tópicos é apontado como medida essencial para a organização do trabalho da equipe. Assim, todos conseguem saber o que está sendo discutido e participar da tomada de decisões, por exemplo.

De acordo com o material, muitas ideias podem surgir tanto no trabalho presencial quanto no online, mas quando tudo está centralizado, toda a equipe consegue ficar a par do que está acontecendo.

Os especialistas também indicam: não tome grandes decisões sem a participação de todos. Use o mundo digital a seu favor nisso!

2. Defina ferramentas de organização e comunicação

Para o trabalho fluir, é preciso organização das demandas. A Officeless indica que sejam escolhidas uma plataforma para comunicação (de preferência organizada por tópicos) e outra para a comunicação (nesse caso, evitar o WhatsApp).

Outra dica é não colocar muitas ferramentas ao mesmo tempo. “Quanto mais ferramentas as pessoas precisarem utilizar nesse momento, maior será a complexidade para lidar e a dificuldade de engajamento”, diz o material.

Também é preciso treinar as equipes para que o trabalho seja feito da melhor forma utilizando as ferramentas e centralizando as informações.

3. Faça reuniões objetivas

As reuniões causam controvérsias entre gestores e colaboradores em trabalho remoto. As videoconferências podem ser uma ótima forma de comunicação, mas devem ser utilizadas com cautela.

O importante nesse caso é ter um objetivo final definido e garantir que a reunião leve à uma decisão prática. Para realizar reuniões eficazes, algumas dicas são:

• Defina o assunto;
• Envie informações necessárias para a discussão com antecedência;
• Veja o que é necessário realizar antes da reunião;
• Marque a reunião de forma compartilhada e envie os convites;
• Deixe claro em que plataforma será realizada.

Outra indicação dos consultores é realizar uma conversa diária para definir objetivos e dar todas as informações necessárias para o trabalho. Depois disso, os colaboradores podem seguir com suas demandas.

4. Feedbacks claros

Segundo a Officeless, saber como dar um feedback no trabalho remoto é essencial para manter a equipe motivada mesmo à distância. A indicação dos especialistas é simples: seja claro, educado e empático.

Se o feedback for por escrito, esteja certo de que está transmitindo o tom que você deseja antes de enviar. Se ficou em dúvida sobre a forma como o colaborador vai entender o feedback, utilize recursos gráficos, como emojis, gifs e imagens.

Leia também: Por que a cultura de feedback é fundamental para as organizações 

5 – Capacite seus colaboradores e confie no trabalho deles

“A confiança precisa ser a base da relação entre a equipe. Precisamos criar processos para ver o progresso do trabalho, e não as pessoas. A sensação de estar sendo vigiado cria um ambiente de insegurança”, afirmam os especialistas da Officeless.

Ou seja, dando todas as ferramentas para que seus colaboradores trabalhem da melhor forma possível, é preciso confiar no trabalho deles sem precisar vigiar o que está sendo feito ou não o tempo todo.

Treinar a equipe e capacitá-la para o trabalho é essencial, mas deixar que as pessoas tenham liberdade e autonomia para realizarem suas tarefas também traz resultados para a produtividade de toda a equipe.

O que evitar no trabalho home office em equipe

Como foi visto, diversas medidas podem ser tomadas para potencializar o trabalho remoto das equipes, mas alguns comportamentos também precisam ser evitados. São eles:

1. Medir o sucesso por horas de trabalho

De acordo com os consultores, o futuro do trabalho não será contabilizado por horas, mas sim por entregas e tarefas. Por isso, não faz sentido os gestores medirem os resultados de acordo com as horas trabalhadas ou tempo utilizado para realizar alguma tarefa.

“Um time remoto precisa trabalhar por objetivos compartilhados, e alinhar as expectativas do que se espera de cada um. Estabelecer esses combinados e acompanhar o progresso do que estamos fazendo é o que realmente vai importar no final do dia”, descrevem os consultores.

2. Usar o WhatsApp como forma de comunicação

Adotado como ferramenta de comunicação para o trabalho remoto, os especialistas afirmam que o aplicativo tão popular, na verdade, não é o mais indicado para as equipes. Isso porque acaba misturando o pessoal com o profissional, além de causar distrações e interrupções.

Outro ponto citado é a dificuldade de organizar assuntos dentro do WhatsApp, dificultando que os colaboradores encontrem as informações necessárias ou que um tópico seja discutido do início ao fim de uma só vez.

Isso se torna um problema ainda maior quando a conversa é feita por áudio, já que fica mais difícil encontrar a informação necessária. Por isso, investir em uma ferramenta de comunicação para equipes é fundamental.

3. Senso de urgência

“A dificuldade de lidar com o senso de urgência pode gerar estresse e frustração. O ASAP (“as soon as possible”, em português, “o mais cedo possível”) é um dos grandes responsáveis pelas interrupções diárias e perda de produtividade”, afirmam os especialistas.

Além disso, o senso de urgência também leva a interrupções desnecessárias. Por isso, é preciso promover a proatividade dos profissionais e centralizar as informações, para que eles encontrem informações sem precisar perguntar a outros membros da equipe.

Aposte também na informação assíncrona, colocando todas as informações necessárias para o colaborador conseguir responder o questionamento ou realizar a tarefa sem a necessidade de comunicação imediata.

Essas são algumas medidas que podem ser tomadas para um trabalho remoto mais eficaz e produtivo. De acordo com a Officeless, os líderes e gestores têm papel essencial nessa organização e precisam buscar sempre melhorar o ambiente de trabalho para usufruírem de todos os benefícios do home office.

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